Sepet 0

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası


MUTSAN SANAYİ VE TİCARET KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI


  •  AMAÇ

    •

    MUTSAN SANAYİ VE TİCARET (Şirket”) olarak, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, müşterilerimiz, ziyaretçilerimiz, iş bağlantılarımız ve platform kullanıcılarımızın kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak saklanmasına ve gerektiği şekilde ve sürede imha edilmesine dikkat etmekteyiz.

    Bu sebeple, veri sorumlusu sıfatıyla yürütmekte olduğumuz iş süreçleri esnasında elde ettiğimiz tüm kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi ve imhalarına ilişkin süre ve işlemleri işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamıza (“Politika”) göre belirlemekte ve gerçekleştirmekteyiz.


    Ayrıca, kişisel verilerin saklanması ve imhası sürecinde, bu verilerin hukuka aykırı olarak saklanmasını ve imhasını önlemek amacıyla her türlü teknik ve idari tedbiri almaktayız. Mutsan olarak, kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde özel hayatın gizliliğinin korunmasına önem vermekte ve veri güvenliğini en üst seviyede gözetmekteyiz.


    İşbu Politika, faaliyetlerimiz sırasında elde edilen kişisel verilerin saklanması ve imhasına dair izlediğimiz yöntemler hakkında açıklamalar içermektedir.


  •  KAPSAM

    •

    İşbu Politika, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, müşterilerimiz, ziyaretçilerimiz, iş bağlantılarımız ve platform kullanıcılarımızın Mutsan tarafından işlenmekte olan bütün kişisel verilerini kapsamaktadır.


    Politika, Mutsan tarafından işlenen bu kişisel verilerin elektronik ve basılı her türlü ortamda saklanmasına ve imhasına ilişkin olup, KVKK ve kişisel verilere ilişkin diğer mevzuat ve bu alandaki uluslararası düzenleme ve yol gösterici belgeler gözetilerek ele alınmış ve hazırlanmıştır. 


  •  TANIMLAR

    •

    Bu bölümde Politika’da geçen teknik ve hukuki kavramlar kısaca açıklanmaktadır. Buna göre;

      1. İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemini,
      2. İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
      3. İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel veriyi işleyen kişiyi,
      4. Kanun: 7/4/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
      5. Kişisel veri: Kimliği belli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgiyi,
      6. Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,
      7. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
      8. Kişisel verilerin silinmesi: Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini,
      9. Kişisel verilerin yok edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini, 
      10. Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
      11. Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
      12. Yönetmelik: 28.10.2017 tarih ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i,
      13. Karartma: Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek şekilde üstlerinin çizilmesi, boyanması ve buzlanması gibi işlemleri,

    ifade etmektedir.


  • KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

    •

    Mutsan olarak, faaliyetlerimizi yerine getirirken elde ettiğimiz kişisel verileri kanuni sürelere uygun olarak saklamak amacıyla; 

    Kayıt Ortamları

    Fiziksel/Basılı

    Dijital/Elektronik

    Klasörler,

    Dosyalar vb.

    Veri tabanları,

    Harici diskler,

    USB,

    Uygulama otomasyonları,

    Bulut ortamları vb.


    kayıt ortamlarını kullanmaktayız. Bu kayıtlarda kart numarası, şifresi ya da kart bilgileriniz tutulmamaktadır. Fatura bilgilerini içermektedir.


  •  KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK NEDENLER

    •

    Mevzuattaki birçok düzenleme kişisel verilerin belirli bir süre boyunca saklanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle, işlediğimiz kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca veya böyle bir süre öngörülmemişse, kişisel verilerin işlenme amaçları için gerekli olan süre kadar saklamaktayız. 


    Kişisel verileri birden fazla amaç için işlediğimiz hallerde, verinin işlenme amaçlarının hepsinin ortadan kalkması veya verilerin silinmesine mevzuatta bir engel olmaması ve ilgili kişinin talep etmesi durumunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. 


  • KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ
    •

  • İmha

    •

    İmha kavramı, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi işlemlerinin tamamını ifade etmektedir. Bu işlemler gerçekleştirildikleri sürenin niteliği bakımından resen ve talep üzerine olmak üzere ikiye ayrılmaktadır.


  • Resen İmha
    •

    Kişisel verilerin mevzuatta yer alan işlenme şartlarının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi resen imha olarak tanımlanmaktadır. 

    Tekrar aralıklarının süresinin ise imhası en uzun sürecek olan veri türüne göre belirlenmesi ve bu belirlenen sürenin ilgili mevzuat gereğince 6 aydan fazla olmaması gerekmektedir.

  • Talep Üzerine İmha

    •

    Talep üzerine imha, kişisel verilerin kanunda yer alan işlenme şartlarının ortadan kalkması durumunda, veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi doğrultusunda silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi işlemidir. İşleme şartlarının ortadan kalkmadığı durumlarda ise ilgili kişinin başvurusu durumunda bu talep gerekçesi açıklanmak şartıyla veri sorumlusu tarafından reddedilebilir.

  • KİŞİSEL VERİLEN SİLİNMESİ
    •

    Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak silinmesi işlemini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yayınlarında da belirtilen tekniklerden bazıları şu şekildedir:

  • Basılı Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

    •
    • Kâğıt üzerinde bulunan kişisel veriler karartma (maskeleme) yöntemi kullanılarak veya
    • Belgenin ilgili kullanıcıların erişemeyeceği bir ortamda güvenli olarak saklanması sureti ile silinmektedir.

  • Elektronik Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

    •

    Kişisel veriler, saklandıkları kayıt ortamlarına göre, aşağıda yer alan yöntemlerle silinmektedir:

    Verinin Saklandığı Ortam

    Silme Yöntemi

    Veri tabanları
    • Kişisel veri içeren satırlar veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir.
    • İlgili kullanıcının, rol ve izin ataması yapılarak, veri tabanına erişimi engellenmektedir.

    Merkezi Sunucu
    • İşletim sistemindeki silme komutu ile kişisel veri içeren dosyalar silinmektedir.
    • İlgili kullanıcının, kişisel veri içeren dosyanın bulunduğu dizin üzerinde, erişim hakları kaldırılmaktadır.

    Taşınabilir cihazlar (USB, Hard disk, CD, DVD vb.)
    • Kişisel verilerin bulunduğu dosyalar şifreli olarak saklanmakta ve ilgili kullanıcın dosyaya erişimi engellenmektedir.
    • Kişisel verilerin bulunduğu dosyalar uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.

  • KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ
    •

    Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket olarak, kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesini gerçekleştirebilmek amacıyla tarafımızca kullanılan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yayınlarında da belirtilen tekniklerden bazıları şu şekildedir:

  •  Basılı Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

    •

    Kişisel veri içeren belgeler;

    • Kâğıt kesme makinesi ile öğütme,
    • Yakma ve 
    • Geri dönüşüm

    gibi yöntemler ile yok edilmektedir.

  • Elektronik Ortamda Tutulan Verilere Yönelik Yöntemler

    •

    Kişisel veriler, bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer alan yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak yok edilmektedir.


    Verinin Saklandığı Ortam

    Yok Etme Yöntemi

    Bulut Ortamları
    • Söz konusu sistemlerde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kullanılan şifre anahtarlarının yok edilmesi gerekmektedir.

    Çevresel Sistemler (Ağ cihazları, flash tabanlı ortamlar, optik sistemler, sim kart ve sabit hafıza alanları vs.) ve Yerel Sistemler
    • De-manyetize etme yöntemi ile aygıtın üzerindeki veriler okunamaz hale getirilmektedir.
    • Kişisel veri içeren cihazlar; yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel işlemlerle yok edilmektedir.
    • Özel yazılımlar ile var olan verilerin üzerine rastgele veri girişi yapılması sonucu eski verilerin kurtarılmasının önüne geçilmektedir.


  • KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ
    •

    Kişisel veriler, hukuka uygun olarak işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalması halinde veri sorumlusu tarafından anonim hale getirilebilir. Bu kapsamda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu yayınlarında ifade edilmiş ve aşağıda da belirtilmiş olanlarla sınırlı olmamak üzere çeşitli anonim hale getirme teknikleri kullanılmaktadır.

  • Maskeleme

    •

    Bu yöntem, kişisel veri niteliğindeki bir bilginin, belirli alanlarının kaldırılarak veya değiştirilerek ilgili kişi ile bağının kesilmesini ifade eder. Mutsan olarak, gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerimize yönelik kişisel bilgilerinizi paylaşırken bilgilerinizin bazı kısımlarını yıldızlamaktayız. (“İsim, Soy isim”; “**n, * ****n”)


  • Değişkenleri Çıkartma

    •

    Bu anonim hale getirme yönteminde değişkenlerden bir veya birkaçı bir sütun halinde tablodan çıkartılmakta ve bu sayede ilgili kişinin tespit edilebilmesi güçleştirilmektedir. Bu yöntem değişkenin kamuya ifşa edilmeyecek derecede hassas bir veri olması veya değişkenin yüksek dereceli bir tanımlayıcı olması durumlarında kullanılmaktadır. 


  •  Kayıtları Çıkartma

    •

    Bu yöntemde veri kümesinde yer alan ve tekillik teşkil eden bir satırın çıkartılması ile anonimlik kuvvetlendirilmektedir. Örneğin, bir anket çalışmasına katılmış olan ve cinsiyeti kadın olan tek bir kişi bulunmakta ise bu kişiye ait satır veri kümesinden çıkartılarak veri kümesine dair üretilebilecek varsayım ihtimali düşürülmektedir.


  • Rastgeleleştirme

    •

    Rastgeleleştirme, veri karması ve gürültü eklenmesi gibi, veri ile ilgili kişi arasındaki bağı tamamen kaldırmayan fakat verinin doğruluğunu azaltmak suretiyle zayıflatan birtakım yöntemleri kapsamaktadır.


  •  Veri Karması

    •

    Bu yöntemde, belirli bir veri kümesindeki bazı bilgiler söz konusu küme üzerinde gerçekleştirilecek incelemeyi etkilemeyecek şekilde karıştırılmaktadır. Örneğin, çalışanların yaş ortalaması alınmak istenen bir departmanda, çalışanların yaşlarını gösteren değerlerin birbiriyle değiştirilmesi suretiyle veri karması yapılabilecektir.


  • Gürültü Eklenmesi

    •

    Bu yöntem ile veri kümesinde yer alan değer, ekleme veya çıkarma işlemi ile belirlenen ölçüde değiştirilmektedir. Örneğin, veri kümesinde yer alan her bir yaş değerine 5 eklenmesi sonucunda bu yaş değeri değiştirilmiş ve yeni değerler oluşturulmuştur.


      1. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE YÖNELİK TEDBİRLER

    1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İmhası İçin Alınan Tedbirler

      2.

      Mutsan olarak, işlediğimiz kişisel verilerin imhasının hukuka uygun olarak gerçekleştirilmesine dikkat etmekte ve bu kapsamda birtakım teknik ve idari tedbirler almaktayız.


      İşlediğimiz kişisel verilerin hukuka uygun imhası için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli önlemler almaktayız. Bu kapsamda;

        • Yok etme ve silme işlemlerinin video kayıt vb. sistemlerle kayıt altına alınmasını,
    2. Oturum kaydı ve benzeri kayıtların tutulmasını,
      3.
      • Verilerin üzerine veri yazılarak silinmesi amacıyla kullanılan yazılımların güncel tutulmasını,
      • Çalışanlarımızın kişisel verilerin hukuka uygun imhası konusunda eğitilmesini ve bilgilendirilmesini,
      • Silinen kişisel verilere ilgili kullanıcı tarafından erişilmesinin ve tekrar kullanılmasının engellenmesini,
      • Yapılacak imha işlemleri sırasında yol gösterici olması amacıyla prosedür ve talimatların hazırlanmasını,
      • Veriye erişim sürecinde onay ve denetim mekanizmalarının benimsenmesini ve 
      • Verilerin niteliği veya hacmi gerektirdiğinde, alanında uzman profesyonellerle çalışılmasını sağlamaktayız.

    3.  Kişisel Verilerin Güvenliğine Yönelik Teknik Tedbirler

      4.

      Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere çeşitli önlemler almaktayız. Bu kapsamda;

    4. Şirket’e ait cihazlarda kullanılmakta olan anti virüs programlarının güncel olmasını,
      5.
    5. Şirket cihazlarında yüklü işletim sistemlerinin güncellemelerinin ve yamalarının zamanında yapılmasını,
      6.
    6. Kullanılmayan yazılım ve servislerin silinmesini,
      7.
    7. Kişisel verilerin bulunduğu ortamların yedeklerinin alınmasını ve alınan bu yedeklerin doğruluğunun ve bozulmadığının kontrol edilmesini,
      8.
    8. Veri kaybını/sızıntısını önleyen yazılımların kullanılmasını,
      9.
    9. Uygunsuz ve lisanssız yazılımların kullanılmasının engellenmesini,
      10.
    10. Şirket bilgisayarlarının güvenlik duvarının açık durumda olmasını,
      11.
    11. İnternet ağ geçidi ile kişisel verilerin güvenliğine tehdit teşkil edecek internet sitelerine ve online servislere erişimin engellenmesini,
      12.
    12. Sistem odalarının fiziksel ve çevresel güvenliğinin sağlanmasını,
      13.
    13. Kullanıcıların sistemlere giriş yaparken benzersiz kullanıcı adı ve şifre kullanmalarını,
      14.
    14. Kullanıcı hesap yönetimi ile kişisel verilerin bulunduğu sistemlere erişimin sınırlanmasını,
      15.
    15. Kullanılan sistemlere yönelik açıklık analizi ve sızma testlerinin yaptırılmasını ve yapılan analiz ve test sonuçlarına göre gerekli tedbirlerin ivedilikle alınmasını,
      16.
    16. SSL/TLS şifreleme sistemlerinin kullanılmasını,
      17.
    17. Kullanıcıdan alınan ve elektronik ortamda saklanacak bilgilerin ilgili ortamda, verinin niteliğinin gerektirdiği ölçüde güvenlik sağlayacak şekilde şifreli olarak saklanmasını,
      18.
    18. Oturum kaydı ve benzeri kayıtların tutulmasını,
      19.
    19. Önem derecesine göre sınıflandırılmış olan verilerin belirli zaman aralıklarında yedeklenmesini
      20.
    20. Kişisel verilerin Şirket yetkilileri de dahil olmak üzere yetkisiz kişi veya kişilerle paylaşılmamasını sağlamaktayız.

    21.  Kişisel Verilerin Güvenliğine Yönelik İdari Tedbirler

      22.

      Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için, aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, çeşitli önlemler almaktayız. Bu kapsamda;

      • Çalışanlarımızın kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi konusunda eğitilmesini ve bilgilendirilmesini,
      • Parola prosedürü gibi bilgi güvenliği ile ilgili prosedürlerin düzenlenmesini ve titizlikle uygulanmasını,
      • Verilerinizin Mutsan çalışanları tarafından hukuka aykırı olarak işlenmesi halinde alınacak tedbirlerin çeşitli politika ve prosedürlerle düzenlenmesini,
      • İhtiyaç duyulmayan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
      • Bilginin çalınmasını, kaybolmasını veya bozulmasını engellemek amacıyla tüm makul önlemlerin alınmasını,
      • Ortaya çıkabilecek riskler ile risk kontrol ve önlem adımlarının belirlenmesini,
      • Veriye erişim sürecinde onay ve denetim mekanizmalarının benimsenmesini ve
      • 3. kişilerle veri paylaşımının kapsamını belirleyen gizlilik sözleşmelerinin ve diğer sözleşmelerdeki gizlilik hükümlerinin yürürlüğe konulmasını sağlamaktayız.

    22.  GÜNCELLEME SIKLIĞI

      23.

      İşbu Politika belirlenecek olan periyodik imha süre aralığı içerisinde güncellenecektir.